Produktivitas tidak selalu berarti menyelesaikan sebanyak mungkin pekerjaan dalam waktu singkat. Cara seseorang mengatur energi, fokus, waktu, dan kebiasaan sehari-hari juga ikut menentukan hasil yang bisa dicapai.
Karena itu, meningkatkan produktivitas tidak harus dimulai dengan perubahan besar. Kebiasaan sederhana yang dilakukan secara konsisten justru dapat membantu membangun rutinitas yang lebih teratur.
Mulai dari membuat daftar prioritas, mengurangi distraksi, menjaga waktu tidur, hingga mengambil jeda secara teratur. Setiap kebiasaan memiliki peran dalam membantu Anda bekerja dengan lebih terarah.
Bagi Anda yang sering merasa sibuk tetapi pekerjaan tetap menumpuk, beberapa kebiasaan positif berikut bisa menjadi langkah awal untuk memperbaiki pola aktivitas sehari-hari.
Mengapa Kebiasaan Positif Penting untuk Produktivitas?
Rutinitas sehari-hari memengaruhi cara seseorang menggunakan waktu dan energi. Ketika aktivitas berjalan tanpa pola yang jelas, seseorang lebih mudah berpindah dari satu tugas ke tugas lain tanpa menyelesaikan pekerjaan utama.
Sebaliknya, kebiasaan yang teratur membantu menciptakan pola kerja yang lebih mudah diikuti. Anda tidak perlu terus-menerus memikirkan langkah berikutnya karena beberapa aktivitas sudah memiliki jadwal atau urutan yang jelas.
Selain itu, produktivitas juga berkaitan dengan kondisi tubuh. Kurang tidur dan kelelahan dapat memengaruhi perhatian, konsentrasi, daya ingat, serta kemampuan mengambil keputusan. CDC mencatat bahwa kelelahan dapat memperlambat reaksi dan menurunkan konsentrasi.
Karena itu, produktivitas sebaiknya tidak hanya berfokus pada pekerjaan. Waktu istirahat, tidur, aktivitas fisik, dan batas antara waktu kerja dengan waktu pribadi juga perlu mendapat perhatian.
1. Membuat Daftar Prioritas Setiap Hari
Salah satu kebiasaan positif yang bisa membantu meningkatkan produktivitas adalah membuat daftar prioritas.
Anda tidak harus memasukkan semua pekerjaan ke dalam daftar. Pilih beberapa tugas yang paling penting dan perlu Anda selesaikan terlebih dahulu.
Contohnya:
- menyelesaikan laporan utama;
- membalas email penting;
- menyelesaikan pekerjaan yang memiliki tenggat;
- melakukan rapat yang sudah terjadwal;
- menyiapkan pekerjaan untuk hari berikutnya.
Setelah menentukan prioritas, kerjakan tugas utama sebelum beralih ke pekerjaan yang sifatnya tambahan.
Cara ini membantu Anda menghindari kondisi ketika seluruh waktu habis untuk pekerjaan kecil, sementara tugas utama masih tertunda.
2. Menentukan Target yang Realistis
Target yang terlalu banyak dapat membuat aktivitas terasa berat sejak awal. Karena itu, buat target yang sesuai dengan waktu, energi, dan kemampuan Anda.
Misalnya, daripada menargetkan menyelesaikan sepuluh pekerjaan besar dalam sehari, tentukan tiga pekerjaan utama yang benar-benar penting.
Target yang realistis juga membuat Anda lebih mudah mengevaluasi kemajuan. Jika pekerjaan selesai lebih cepat, Anda bisa melanjutkan tugas berikutnya.
Dengan begitu, Anda tetap memiliki ruang untuk menghadapi pekerjaan mendadak tanpa mengacaukan seluruh jadwal.
3. Memulai Hari dengan Rutinitas yang Teratur
Rutinitas pagi dapat membantu Anda memulai aktivitas dengan lebih terarah. Tidak perlu membuat rutinitas yang terlalu panjang.
Anda bisa memulainya dengan bangun pada waktu yang relatif konsisten, merapikan tempat tidur, minum air, melakukan peregangan, lalu melihat agenda hari tersebut.
Setelah itu, tentukan pekerjaan yang paling penting.
Rutinitas sederhana seperti ini membantu mengurangi waktu yang terbuang karena kebingungan menentukan aktivitas setelah bangun tidur.
4. Menghindari Multitasking Berlebihan
Mengerjakan banyak hal sekaligus terlihat produktif, tetapi cara tersebut tidak selalu menghasilkan pekerjaan yang lebih baik.
Ketika Anda terus berpindah dari satu tugas ke tugas lain, perhatian juga ikut berpindah. Akibatnya, pekerjaan bisa membutuhkan waktu lebih lama untuk selesai.
Cobalah menyelesaikan satu tugas utama terlebih dahulu. Setelah selesai, lanjutkan ke pekerjaan berikutnya.
Untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, jauhkan notifikasi yang tidak berkaitan dengan tugas tersebut.
5. Menggunakan Time Blocking
Time blocking merupakan kebiasaan mengalokasikan waktu tertentu untuk aktivitas tertentu.
Sebagai contoh:
- 08.00–09.30 untuk pekerjaan utama;
- 09.30–09.45 untuk istirahat;
- 09.45–11.00 untuk pekerjaan kedua;
- 11.00–12.00 untuk komunikasi dan administrasi;
- 13.00–15.00 untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus;
- 15.00–15.15 untuk jeda;
- 15.15–16.30 untuk menyelesaikan pekerjaan yang tersisa.
Jadwal tersebut tidak harus sama setiap hari. Sesuaikan pembagian waktu dengan jenis pekerjaan dan kondisi Anda.
Time blocking juga membantu Anda melihat apakah suatu aktivitas menghabiskan waktu terlalu banyak.
6. Mengurangi Gangguan dari Smartphone
Smartphone sering menjadi sumber distraksi tanpa disadari. Satu notifikasi dapat membuat Anda membuka aplikasi, membaca pesan, kemudian berpindah ke media sosial.
Akhirnya, beberapa menit yang seharusnya digunakan untuk bekerja berubah menjadi waktu yang lebih panjang.
Saat mengerjakan tugas penting, aktifkan mode senyap atau matikan notifikasi yang tidak mendesak.
Anda juga bisa menentukan waktu khusus untuk memeriksa pesan dan media sosial. Dengan cara tersebut, smartphone tetap bisa Anda gunakan tanpa terus mengganggu konsentrasi.
7. Menjaga Area Kerja Tetap Rapi
Lingkungan kerja yang berantakan dapat membuat aktivitas terasa kurang nyaman. Karena itu, luangkan beberapa menit untuk merapikan meja sebelum memulai pekerjaan.
Simpan barang yang tidak Anda perlukan. Letakkan dokumen penting di tempat yang mudah ditemukan.
Selain membuat meja terlihat lebih rapi, kebiasaan ini juga membantu Anda mengurangi waktu untuk mencari barang saat bekerja.
8. Membuat Kebiasaan Mengerjakan Tugas Sulit Lebih Awal
Pekerjaan yang paling berat sering kali menjadi tugas yang terus ditunda. Salah satu cara mengatasinya adalah mengerjakan bagian penting ketika energi dan konsentrasi masih cukup baik.
Misalnya, jika Anda perlu membuat laporan, kerjakan bagian analisis terlebih dahulu. Setelah itu, Anda bisa melanjutkan pekerjaan administratif yang lebih ringan.
Cara ini membuat pekerjaan utama tidak terus berada di daftar tugas.
9. Membagi Pekerjaan Besar Menjadi Bagian Kecil
Tugas besar sering terasa sulit karena cakupannya terlalu luas.
Daripada melihatnya sebagai satu pekerjaan besar, pecah menjadi beberapa langkah.
Contohnya, pekerjaan “membuat artikel” dapat Anda bagi menjadi:
- menentukan topik;
- mencari informasi;
- membuat outline;
- menulis pembuka;
- menyusun isi;
- melakukan penyuntingan;
- memeriksa SEO;
- melakukan publikasi.
Pembagian tersebut membuat pekerjaan terasa lebih terukur. Anda juga bisa melihat kemajuan secara bertahap.
10. Menggunakan Daftar Pekerjaan yang Sederhana
To-do list tidak harus panjang. Justru, daftar yang terlalu banyak dapat membuat Anda merasa kewalahan.
Gunakan daftar sederhana dengan tiga kategori:
Prioritas utama: pekerjaan yang harus selesai hari ini.
Pekerjaan tambahan: pekerjaan yang bisa Anda kerjakan setelah tugas utama selesai.
Pekerjaan berikutnya: pekerjaan yang dapat Anda lanjutkan pada hari berikutnya.
Dengan sistem tersebut, Anda tidak perlu memikirkan seluruh pekerjaan sekaligus.
11. Mengambil Jeda Secara Teratur
Istirahat bukan berarti membuang waktu. Jeda dapat membantu Anda mengurangi kelelahan setelah bekerja dalam waktu tertentu.
NIOSH menyebutkan bahwa jeda singkat secara berkala dapat membantu mengurangi kelelahan, terutama ketika seseorang mengerjakan tugas yang membutuhkan perhatian dalam waktu lama.
Saat mengambil jeda, jangan selalu menggunakannya untuk membuka media sosial. Anda bisa berdiri, berjalan sebentar, melakukan peregangan, minum air, atau mengalihkan pandangan dari layar.
Jika ingin mempelajari cara mengatur jeda dan waktu pemulihan dengan lebih teratur, Anda juga bisa membaca panduan tentang cara mengatur waktu istirahat di tengah kesibukan.
12. Menjaga Waktu Tidur
Tidur memiliki hubungan erat dengan kemampuan tubuh dan pikiran untuk menjalankan aktivitas sehari-hari.
CDC menyebutkan bahwa orang dewasa usia 18–60 tahun umumnya membutuhkan setidaknya tujuh jam tidur setiap hari. Kualitas tidur juga penting karena tidur yang cukup membantu perhatian dan daya ingat.
Karena itu, jangan menjadikan begadang sebagai kebiasaan untuk mengejar pekerjaan.
Jika Anda terus mengurangi waktu tidur demi menyelesaikan pekerjaan, kondisi lelah dapat mengganggu konsentrasi pada hari berikutnya.
13. Menjaga Jam Tidur Tetap Konsisten
Selain memperhatikan jumlah tidur, Anda juga dapat menjaga waktu tidur dan bangun agar relatif konsisten.
NIOSH menjelaskan bahwa waktu tidur yang konsisten dapat membantu menjaga pola tidur yang lebih baik.
Cobalah menentukan waktu tidur yang sesuai dengan rutinitas Anda. Kemudian, pertahankan pola tersebut pada sebagian besar hari.
Rutinitas ini juga membantu tubuh mengenali kapan waktunya mulai beristirahat.
14. Melakukan Aktivitas Fisik
Produktivitas tidak hanya membutuhkan aktivitas mental. Tubuh juga perlu bergerak.
Anda tidak harus langsung melakukan olahraga berat. Jalan kaki, peregangan, bersepeda, atau aktivitas fisik ringan dapat menjadi pilihan.
NIOSH juga memasukkan aktivitas fisik sebagai salah satu kebiasaan yang dapat mendukung kesehatan, pengelolaan stres, dan kualitas tidur.
Jika pekerjaan membuat Anda duduk terlalu lama, sisihkan waktu untuk berdiri dan bergerak.
15. Menentukan Waktu Khusus untuk Memeriksa Email dan Pesan
Memeriksa email setiap beberapa menit dapat memecah konsentrasi. Karena itu, tentukan waktu khusus untuk membaca dan membalas pesan.
Misalnya, Anda bisa memeriksa email pada awal hari, setelah makan siang, dan sebelum menyelesaikan pekerjaan.
Tentu saja, aturan tersebut perlu Anda sesuaikan dengan pekerjaan. Jika pekerjaan menuntut respons cepat, Anda bisa membuat sistem notifikasi khusus untuk pesan yang benar-benar penting.
16. Belajar Mengatakan Tidak pada Pekerjaan yang Tidak Prioritas
Tidak semua permintaan harus langsung Anda terima.
Ketika jadwal sudah penuh, pertimbangkan apakah permintaan baru benar-benar perlu Anda kerjakan saat itu.
Jika memungkinkan, komunikasikan kapasitas dan waktu yang Anda miliki. Anda bisa menawarkan jadwal lain daripada langsung menerima pekerjaan yang membuat seluruh agenda berantakan.
Kebiasaan ini membantu Anda menjaga fokus pada tanggung jawab utama.
17. Menyelesaikan Pekerjaan Sebelum Berpindah ke Tugas Lain
Pekerjaan yang terlalu sering berpindah dapat membuat daftar tugas semakin panjang.
Cobalah menentukan batas yang jelas. Misalnya, selesaikan satu bagian laporan sebelum membuka email atau berpindah ke pekerjaan lain.
Metode ini tidak berarti Anda harus menyelesaikan seluruh pekerjaan dalam satu waktu. Anda hanya perlu memberikan perhatian yang cukup pada satu tugas sebelum berpindah.
18. Membuat Batas antara Waktu Kerja dan Waktu Pribadi
Produktivitas juga membutuhkan batas yang sehat.
Setelah jam kerja selesai, usahakan tidak terus memikirkan pekerjaan jika memang tidak ada kondisi mendesak. Jika bekerja dari rumah, Anda bisa menentukan area tertentu sebagai ruang kerja.
NIOSH juga menyarankan rutinitas dan batas waktu serta ruang antara pekerjaan dan kehidupan pribadi bagi pekerja dari rumah.
Batas tersebut membantu Anda memiliki waktu untuk beristirahat dan memulihkan energi.
19. Melakukan Evaluasi di Akhir Hari
Luangkan sekitar lima sampai sepuluh menit untuk melihat kembali aktivitas hari tersebut.
Tanyakan beberapa hal:
- Apa yang berhasil saya selesaikan?
- Pekerjaan apa yang masih tertunda?
- Apa penyebab pekerjaan tertunda?
- Aktivitas apa yang paling banyak menghabiskan waktu?
- Apa yang perlu saya ubah besok?
Evaluasi sederhana membuat Anda lebih mudah menemukan kebiasaan yang menghambat produktivitas.
20. Menyiapkan Agenda untuk Hari Berikutnya
Sebelum mengakhiri aktivitas, tuliskan beberapa pekerjaan utama untuk esok hari.
Tidak perlu membuat daftar panjang. Tiga sampai lima prioritas sudah cukup sebagai panduan awal.
Dengan begitu, Anda tidak perlu memulai pagi dengan memikirkan semua pekerjaan dari awal.
21. Menjaga Konsistensi daripada Mengejar Kesempurnaan
Membangun kebiasaan membutuhkan waktu. Karena itu, jangan berharap rutinitas baru langsung berjalan sempurna.
Jika suatu hari Anda gagal mengikuti jadwal, jangan langsung menganggap seluruh kebiasaan tersebut gagal.
Mulai kembali pada hari berikutnya.
Konsistensi sederhana biasanya lebih mudah dipertahankan daripada perubahan ekstrem yang hanya berlangsung beberapa hari.
22. Menghindari Kebiasaan Menunda
Menunda pekerjaan sering membuat tugas kecil berubah menjadi beban besar.
Saat Anda menyadari ada pekerjaan yang harus segera selesai, tentukan langkah pertama yang paling mudah.
Misalnya, jika harus membuat laporan, Anda bisa mulai dengan membuka dokumen dan menulis kerangka. Langkah kecil tersebut dapat membantu Anda masuk ke dalam proses kerja.
23. Menjaga Pola Makan dan Asupan Air
Tubuh membutuhkan energi untuk menjalankan aktivitas sepanjang hari. Karena itu, jangan mengabaikan makan dan minum hanya karena ingin mengejar pekerjaan.
Sediakan waktu makan yang cukup. Selain itu, pastikan Anda memenuhi kebutuhan cairan tubuh sesuai kondisi masing-masing.
Kebiasaan sederhana ini membantu Anda menjaga rutinitas harian tanpa terus mengandalkan kopi atau minuman berkafein untuk melawan rasa lelah.
24. Menentukan Waktu Bebas dari Layar
Pekerjaan dan hiburan sekarang sering menggunakan perangkat yang sama. Akibatnya, seseorang bisa terus melihat layar bahkan setelah pekerjaan selesai.
Cobalah membuat waktu tertentu tanpa laptop, tablet, atau smartphone, terutama menjelang tidur.
CDC menyarankan orang dewasa menjaga kebiasaan tidur yang baik, termasuk mematikan perangkat elektronik setidaknya 30 menit sebelum waktu tidur.
Gunakan waktu tersebut untuk membaca buku, berbicara dengan keluarga, melakukan peregangan, atau sekadar bersantai.
Contoh Rutinitas Produktif Sederhana
Anda tidak perlu mengikuti jadwal orang lain secara persis. Gunakan contoh berikut sebagai gambaran:
06.00–07.00
Bangun, bersiap, sarapan, dan melakukan aktivitas ringan.
07.00–08.00
Menentukan prioritas dan mempersiapkan pekerjaan.
08.00–10.00
Mengerjakan tugas yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
10.00–10.15
Mengambil jeda, berjalan, minum, atau melakukan peregangan.
10.15–12.00
Melanjutkan pekerjaan utama dan menyelesaikan tugas penting.
12.00–13.00
Makan siang dan beristirahat.
13.00–15.00
Mengerjakan tugas lanjutan.
15.00–15.15
Mengambil jeda singkat.
15.15–16.30
Menyelesaikan pekerjaan yang tersisa.
16.30–17.00
Mengevaluasi pekerjaan dan menyiapkan agenda berikutnya.
Malam hari
Mengurangi aktivitas kerja, melakukan kegiatan santai, lalu mempersiapkan waktu tidur.
Jadwal tersebut dapat Anda ubah sesuai pekerjaan, kebutuhan keluarga, dan kondisi pribadi.
Cara Memulai Kebiasaan Positif Tanpa Merasa Terbebani
Tidak perlu menerapkan semua kebiasaan sekaligus. Pilih dua atau tiga kebiasaan yang paling relevan dengan masalah Anda.
Jika sering kehilangan fokus, mulai dengan mengurangi notifikasi dan menggunakan daftar prioritas.
Jika sering merasa lelah, perbaiki waktu tidur dan masukkan jeda ke dalam jadwal.
Sementara itu, jika pekerjaan sering tertunda, pecah tugas besar menjadi beberapa langkah kecil.
Setelah kebiasaan pertama mulai terasa lebih mudah, Anda dapat menambahkan kebiasaan lain secara bertahap.
Tanda Kebiasaan Produktif Mulai Berjalan
Perubahan tidak selalu terlihat dari jumlah pekerjaan yang selesai. Beberapa tanda lain juga bisa menunjukkan bahwa rutinitas Anda mulai membaik.
Misalnya:
- Anda lebih mudah menentukan pekerjaan utama.
- Waktu untuk pekerjaan kecil mulai lebih terkontrol.
- Anda tidak terlalu sering berpindah tugas.
- Jadwal istirahat mulai lebih teratur.
- Pekerjaan yang tertunda semakin sedikit.
- Anda memiliki waktu untuk kegiatan pribadi.
- Anda lebih memahami kapan tubuh membutuhkan jeda.
- Rutinitas tidur mulai lebih konsisten.
Produktivitas yang sehat seharusnya membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tanpa mengorbankan kebutuhan dasar tubuh dan waktu pribadi.
Kesimpulan
Kebiasaan positif yang bisa membantu meningkatkan produktivitas tidak harus rumit. Anda dapat memulainya dari hal sederhana seperti membuat prioritas, mengatur waktu, mengurangi distraksi, membagi tugas besar, mengambil jeda, dan menjaga kualitas tidur.
Selain itu, jangan menganggap istirahat sebagai lawan dari produktivitas. Tubuh dan pikiran membutuhkan waktu pemulihan agar Anda dapat kembali bekerja dengan kondisi yang lebih baik.
Mulailah dengan beberapa kebiasaan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Setelah itu, pertahankan secara konsisten dan lakukan evaluasi secara berkala.
Dengan pola yang lebih teratur, produktivitas bukan hanya tentang menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Anda juga dapat mengelola energi, menjaga fokus, dan memiliki keseimbangan yang lebih baik dalam menjalani aktivitas sehari-hari.
FAQ
Beberapa kebiasaan yang bisa membantu antara lain membuat daftar prioritas, mengurangi distraksi, membagi pekerjaan besar menjadi tugas kecil, mengambil jeda secara teratur, serta menjaga waktu tidur.
Istirahat yang cukup dapat membantu mengurangi kelelahan. NIOSH mencatat bahwa jeda singkat secara berkala dapat membantu mengatasi efek kelelahan ketika seseorang mengerjakan tugas dalam waktu lama.
Kebutuhan tidur setiap orang dapat berbeda. Namun, CDC merekomendasikan orang dewasa usia 18–60 tahun mendapatkan setidaknya tujuh jam tidur setiap hari.
